Le reporting hebdo Excel que vous mettez 3h à faire — comment l'IA le fait en 4 minutes

Lundi matin. 8h15. Vous ouvrez votre boîte mail. Le directeur général veut son reporting hebdomadaire pour 11h. Vous savez ce qui vous attend : sortir l'export TMS, comparer avec l'export compta, recouper les volumes par client, calculer les marges par tournée, mettre tout ça dans le tableau habituel, formater les couleurs, écrire les trois lignes de commentaire.

Trois heures. Plus si un transporteur a déclaré ses km avec deux jours de retard.

Vous le faites parce qu'il faut le faire. Mais le mardi, le rapport est déjà périmé : il y a eu deux nouveaux affrètements lundi, une rupture chez un client, un litige carburant qui change la marge d'une tournée. Le rapport raconte la semaine d'avant. Pas la semaine en cours.

Cet article décrit la méthode pour ramener ce reporting de 3h à environ 4-8 minutes avec un prompt et un fichier. Aucun outil exotique. Pas de code. Une seule règle de méthode.

Le piège : l'IA face au reporting

La première erreur, c'est de demander à ChatGPT "fais-moi un reporting transport de la semaine". Vous obtenez un texte générique sur le reporting transport en général, qui ne sert à rien.

La deuxième erreur, c'est de coller votre Excel et de dire "analyse-moi ça". Vous obtenez une analyse vague, parfois fausse parce que l'IA hallucine sur des chiffres qu'elle ne sait pas lire correctement.

La bonne approche tient en une phrase : on demande à l'IA de produire le tableau, pas de l'interpréter. Et on lui donne tout ce qu'il faut pour le produire — le bon contexte, les bons exports, la bonne structure attendue.

Le matériel à préparer (15 minutes, une seule fois)

Avant de pouvoir faire le reporting en 4 minutes la semaine prochaine, il faut 15 minutes pour préparer le terrain. Une seule fois. Après, c'est mécanique.

1. L'export TMS de la semaine. Format CSV. Colonnes minimales : numéro d'OT, date, client, transporteur, km parcourus, recette, coût d'achat. Si votre TMS sort plus, c'est mieux. Si il sort moins, on s'adapte (voir plus bas).

2. La structure du rapport attendu par le DG. Vous l'avez sous les yeux toutes les semaines. Ouvrez-le, copiez les en-têtes des colonnes, copiez la liste des clients par ordre habituel, copiez la zone de commentaire. Tout ça va devenir le template.

3. Une convention de nommage pour les fichiers. Toujours export-tms-semaine-XX.csv et template-reporting.xlsx. Ça évite de chercher 10 minutes dans Téléchargements.

C'est tout. Pas de plug-in, pas d'API, pas de connecteur.

Le prompt exact (à copier-coller)

Voici le prompt à utiliser chaque lundi. Stockez-le dans une note Apple Notes pinglée ou un Bloc-notes Windows épinglé. Vous le copiez-collez, vous joignez les deux fichiers, vous envoyez.

Tu es l'assistant reporting de notre PME transport. Je te donne deux fichiers :

1. export-tms-semaine-XX.csv : l'export brut de notre TMS pour la
   semaine. Une ligne = un OT (ordre de transport).

2. template-reporting.xlsx : la structure du rapport hebdomadaire
   attendu par notre DG (en-têtes, clients par ordre, format).

Ta mission :

a) Génère le rapport rempli au format Excel, en respectant
   EXACTEMENT la structure du template. Mêmes colonnes, mêmes
   clients, même ordre, même format de cellule.

b) Calcule pour chaque client :
   - le CA (somme des recettes)
   - le coût d'achat (somme des coûts transporteurs)
   - la marge brute (CA - coût)
   - le taux de marge (marge / CA, en %)
   - le nombre d'OT
   - les km totaux

c) Compare avec la semaine précédente si je te fournis le rapport
   de la semaine N-1 en pièce jointe. Si oui, ajoute une colonne
   "Variation N-1" en % pour le CA et la marge.

d) Écris-moi 3 phrases de commentaire à mettre en bas du rapport :
   - Le client le plus rentable de la semaine et pourquoi
   - Le point d'attention (variation négative, marge faible,
     volume anormal)
   - Une recommandation actionnable pour la semaine prochaine

Contraintes IMPORTANTES :
- Si une donnée est manquante dans l'export, écris "n/a" et
  mentionne-le dans le commentaire. NE devine PAS.
- Si tu détectes une incohérence (CA négatif, km à zéro avec
  recette, doublon d'OT), signale-le-moi avant de finaliser le
  rapport.
- Garde TOUS les chiffres en euros, arrondis à l'euro près.
  Pas de centimes.

Livre :
1. Le fichier Excel rempli, prêt à envoyer.
2. Un récap de 5 lignes maximum dans le chat avec les chiffres clés.
3. La liste des incohérences détectées (s'il y en a).

Ce prompt fait environ 600 mots. C'est volontaire. C'est ce qui fait la différence entre un résultat moyen et un résultat utilisable.

Le résultat, en ordre de grandeur

Ce que vous pouvez raisonnablement attendre :

• Avant : 2h30 à 3h selon la complexité, parfois plus si un transporteur a déclaré ses km en retard.
• Après : 4 à 8 minutes, dont l'essentiel à uploader les fichiers, vérifier le résultat et corriger 1 à 2 erreurs typiques (un client mal classé, un commentaire à reformuler dans le ton maison).

Soit grosso modo 2h30 récupérées chaque semaine. Sur 45 semaines de boulot, c'est ~110 heures par an. À 80 €/heure de coût chargé, ça représente ~9 000 € de temps qualifié récupéré annuellement. Pour 4 minutes de prompt et 15 minutes de prep une seule fois.

Ces ordres de grandeur sont des estimations issues de la pratique sur des reportings comparables. Le gain réel dépend de la qualité de votre export TMS, de la rigueur du template, et de votre capacité à vérifier rapidement le rendu.

Mise en garde — confidentialité des données

Je ne peux pas conclure cet article sans cette section, et c'est la raison pour laquelle beaucoup de directeurs logistique hésitent à se lancer. À raison.

Ce que vous ne devez JAMAIS coller dans un prompt grand public :

• Les noms et prénoms de vos clients ou contacts internes.
• Les numéros de téléphone, emails directs, identifiants commerciaux.
• Les conditions tarifaires détaillées par client (vous ne voulez pas que ça parte dans un dataset d'entraînement).
• Les données nominatives des chauffeurs (RGPD).

Trois solutions concrètes :

1. Anonymiser avant l'upload. Renommez Carrefour Bordeaux en Client A, Société Transport Martin en Transporteur 12. Une simple table de correspondance que vous gardez dans un fichier à part. Vous remettez les vrais noms à la fin.
2. Utiliser un compte ChatGPT Team / Claude for Work. Les conditions diffèrent : pas de réutilisation des données pour l'entraînement, conservation maîtrisée, conformité RGPD documentée. Coût : ~25 €/mois/utilisateur. Pour un reporting qui vous fait gagner 100h/an, le calcul est vite fait.
3. Pour les données ultra-sensibles, rester sur du chiffre agrégé. Vous pouvez très bien envoyer "5 clients représentent 70 % du CA, marges respectives 12 %, 18 %, 22 %, 8 %, 15 %" sans nommer. Le rapport reste utile.

⚠ Ne contournez jamais la règle interne de votre entreprise. Si votre RSSI a interdit les outils IA grand public, demandez d'abord. Une bonne automatisation refusée par le DSI vaut moins qu'une automatisation médiocre validée.

Et si votre TMS sort un export mal foutu ?

C'est le cas le plus fréquent. Les TMS franco-français des années 2010 sortent du CSV avec des séparateurs aléatoires, des dates en JJ/MM/AAAA ou MM/JJ/AAAA selon les exports, des en-têtes en français accentué qui cassent l'encodage.

Trois options :

• Une passe de nettoyage avec l'IA. Demandez-lui de normaliser le CSV avant de produire le rapport. Ajoutez en début de prompt : "Si le séparateur est anormal ou les dates ambiguës, corrige avant de calculer et explique-moi ce que tu as fait."
• Un mini-script Python ou JavaScript généré par l'IA, lancé une fois pour transformer l'export brut en CSV propre. C'est ce que je mets en place lors d'une intervention OptiPro : 30 minutes pour produire un script qui tourne ensuite tout seul.
• Demander à votre éditeur TMS un export propre, en vous appuyant sur la structure attendue. Vous découvrirez parfois que l'option existe déjà et personne ne l'avait jamais cochée.

Le tableau Excel hebdo n'est pas un sujet glamour. Mais c'est probablement le levier IA qui a le meilleur ratio temps-investi / temps-récupéré dans une PME logistique. Un dirigeant qui récupère 2 à 3 heures de temps qualifié par semaine, c'est un dirigeant qui peut enfin regarder ce qui compte vraiment : le développement commercial, la relation client, la stratégie. Pas la maintenance d'un fichier Excel.

— Pierre